Perbedaan Antara Dokumen dan Arsip
Menurut The Georgia Archives (2004), dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan. Adapun The International Standard Organization (ISO on Records Management – ISO 15489) mendefinisikan records (dokumen) sebagai informasi yang diciptakan, diterima dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis.
Dokumen ini mempunyai awal dan akhir yang dapat berupa teks, data, peta digital, spreadsheets, database, gambar dan data suara. Sedangkan arsip didefinisikan oleh Dserno dan Kynaston (2005) sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen.
Kenedy dan Schauder (1998) menjelaskan bahwa pada setiap dokumen dan arsip akan terdiri atas:
Isi, yaitu informasi yang terdapat pada arsip berupa idea tau konsep, fakta tentang suatu kejadian, orang, organisasi maupun aktivitas lain yang direkam dalam arsip tersebut.
Struktur, merupakan atribut fisik (ukuran dan gaya huruf, spasi, margin, dan lambing organisasi) dan logis (logika dibalik pembuatan tersebut), dari suatu arsip. Misalnya, struktur surat akan terdiri dari header (nama pengirim, tanggal, judul surat, dan penerima), tuguh surat (isi dari maksud dibuatnya surat), dan otentifikasi (tanda tangan pembuat surat).
Konteks, menjelaskan “mengapa” dari suatu arsip.
Total Quality Management (TQM) atau Manajemen Mutu Terpadu (MMT) adalah filosofi dan budaya (kerja) organisasi (philosophy of management) yang berorientasi pada kualitas. Tujuan yang akan dicapai dalam organisasi dengan budaya TQM adalah memenuhi atau bahkan melebihi apa yang dibutuhkan dan yang diharapkan atau diinginkan oleh pelanggan (Sashkin dan Kisser, 1993:75).
Singkatnya TQM adalah perpaduan semua fungsi dari perusahan yang dibangun berdasarkan konsep kualitas, teamwork, produktivitas dan pengertian serta kepuasan pelanggan. TQM merupakan sistem manajemen yang mengangkat kualitas sebagai strategi usaha dan berorientasi pada kepuasan pelanggan dengan melibatkan seluruh anggota organisasi. Pengertian TQM lainnya, TQM merupakan suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimalkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus-menerus atas produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungannya.
Pengertian Sistem Manajemen Database
Salah satu dampak dari perkembangan tekhologi saat ini adalah perkembangan informasi teknologi komputer (ICT = Information Computer and Technology). Hal ini turut mempengaruhi proses pengolahan data, yang sebelumnya dilakukan secara manual, kini telah berkembang dengan memanfaatkan kemajuan komputer.
Pengolahan data secara terkomputerisasi dengan fasilitas database dapat mengefisiensikan waktu maupun tenaga. Namun, masih banyak saja masalah yang muncul, seperti cara pengotorisasian pengguna, keamanan data, tampilan output data yang sulit dimengerti, dan sebagainya. Untuk menyikapi masalah tersebut, dibutuhkan sebuah sistem yang mampu mengatur proses pengolahan data perusahaan, mulai dari aktivitas meng-input data hingga output informasi. Selain itu, sistem harus dapat dimengerti penggunanya dan menjamin keamanan data itu sendiri. Sistem tersebut dinamakan sebagai sistem manajemen database (database management system).
Menurut Romney (2005), manajemen database adalah program komputer khusus yang mengelola dan mengendalikan data serta peralatan lainnya, yaitu antara lain data program aplikasi.
Menurut Post (2002), sistem manajemen database adalah suatu program yang berfungsi untuk pendefinisian database, menyimpan data sebagai pendukung dari penggunaan bahasa permintaan data (DQL), membuat laporan, dan membuat tampilan proses pemasukan data.
Menurut Hall (2009), menyebutkan bahwa sistem manajemen database merupakan sebuah perangkat lunak khusus yang diprogram untuk mengetahui elemen data mana yang diakses (memiliki otorisasi) oleh pemakai.
Menurut Boockholdt (1999), “a database management system is a set a computer programs that maintain an organization’s database.”
Dari beberapa pengertian/definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem manajemen database merupakan sebuah kegiatan pengendalian terhadap penerapan program aplikasi, database dan sistem manajemen database (DBMS).
Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Berikut akan dijelaskan mengenai pengertian Sistem Informasi Manajemen. Beberapa ahli mengemukakan pendapatnya mengenai pengertian dari Sistem Informasi Manajemen (SIM), antara lain.
Menurut Widjajanto (2002), Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah suatu sistem informasi yang bersifat menyeluruh, bertujuan untuk menyajikan berbagai informasi yang jauh lebih luas daripada informasi akuntansi yang bersifat historis.
Menurut Jogiyanto (2005), Sistem Informasi Manajemen (Management Information Systems) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.
Menurut George M. Scott (2001), Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kumpulan dari interaksi sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi.
Menurut Barry E. Chusing (1985), Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.
Menurut Frederick H. Wu (1985), Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan-kumpulan dari sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen.
Menurut Gordon B. Davis (1985), Sistem Informasi Manajemen adalah sistem manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi.
Sumber Pustaka:
Boockholdt, James L. 1999. Accounting Information Systems: Transaction Processing and Controls. Fifth Edition. The McGraw-Hill Companies, Inc. Printed in Singapore.
Hall, James A. 2009. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat
Mardi. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Bogor: Penerbit Ghalia Indonesia
Post, Gerald V. 2002. Database Management System: Designin & Building Business Application. 2nd Edition. New York: McGraw-Hill
Romney, Marshal B & Paul John Steintbart. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat
Boockholdt, James L. 1999. Accounting Information Systems: Transaction Processing and Controls. Fifth Edition. The McGraw-Hill Companies, Inc. Printed in Singapore.
Hall, James A. 2009. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat
Mardi. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Bogor: Penerbit Ghalia Indonesia
Post, Gerald V. 2002. Database Management System: Designin & Building Business Application. 2nd Edition. New York: McGraw-Hill
Romney, Marshal B & Paul John Steintbart. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat