Sekretaris
Pengertian Sekretaris dan Tugasnya
Istilah sekretaris merupakan adopsi dari bahasa Belanda, yaitu secretaries atau dari bahasa Inggris, secretary maupun dari bahasa Latin, secretum yang artinya rahasia. Jadi diharapkan posisi ini diisi oleh orang yang bisa menjaga rahasia, khususnya pimpinan suatu organisasi.
Menurut kamus Webster (Sutarto, 1997), sekretaris adalah seorang pegawai yang memelihara warkat, melakukan korespondensi dan tugas-tugas administrasi lainnya, juga pegawai yang mengepalai bermacam-macam pekerjaan, atau pegawai yang mengepalai suatu departemen pemerintahan. Sedangkan menurut Fowler (1970), sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu korespondensi, tugas administrasi, mendapatkan informasi dan menyimpan rahasia, atau pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau organisasi untuk berkorespondensi dan memelihara warkat yang berkaitan dengan organisasinya.
Berdasarkan lingkup tanggung jawabnya, sekretaris dibagi menjadi dua, yaitu sekretaris organisasi dan sekretaris pribadi. (1) Sekretaris Organisasi adalah seseorang yang memimpin sekretariat dari suatu organisasi maupun instansi pemerintah. Di samping bekerja atas instruksi pimpinan, ia juga memiliki wewenang ikut serta dalam aktivitas manajemen organisasi yang dinaunginya. Misalnya adalah Sekretaris Jenderal PBB, Sekretaris Daerah Provinsi. (2) Sekretaris Pribadi adalah seseorang yang bertugas membantu seseorang dalam tugas administrasi dan membantu seorang pemimpin dalam menjalankan tugasnya.
Menurut Sutarto (1997), pada dasarnya tugas sekretaris dibagi dalam lima bagian:
Tugas perkantoran, yaitu menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima instruksi dari pimpinan, menangani surat-surat masuk dan keluar, membuat konsep surat yang bersifat rutin, dan mendokumentasikan surat-surat yang bersifat rutin.
Tugas resepsionis, yaitu menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mencatat janji-janji untuk pimpinan, memberikan masukan, dan menyusun prioritas acara kerja sehari-hari pimpinan.
Tugas keuangan, yaitu menangani urusan keungan pribadi pimpinan, misalnya penyimpanan uang, penarikan cek atau pengambilan uang dari bank dan sebagainya, membayarkan rekening-rekening pembayaran, pajak, sumbangan dan sebagainya (hal ini jarang dilakukan karena telah dilaksanakan oleh bagian keuangan), menyimpan catatan pengeluaan sehari-hari untuk pimpinan dan menyediakan dana untuk keperluan tersebut.
Tugas sosial, yaitu mengurus rumah tangga kantor pimpinan, menyelenggarakan rapat untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya, menyampaikan ucapan selamat dan belasungkawa kepada relasi aas nama pimpinan.
Tugas insidentil, di antaranya menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan, mewakili pimpinan ke beberapa acara seminar bila pimpinan berhalangan hadir.
Pengertian Risiko Menurut Para Ahli
Istilah risiko sudah biasa dipakai dalam kehidupan kita sehari-hari, yang umumnya sudah dipahami secara intuituf. Tetapi pengertian secara ilmiah dari risiko sampai saat ini masih tetap beragam, yaitu antara lain :
Risiko adalah suatu variasi dari hasil-hasil yang dapat terjadi selama periode tertentu. (Arthur Williams dan Richard, M.H)
Risiko adalah ketidakpastian (uncertainly) yang mungkin melahirkan peristiwa kerugian (loss). (A. Abas Salim)
Risiko adalah ketidakpastian atas terjadinya suatu peristiwa. (Soekarto)
Risiko merupakan penyebaran/penyimpangan hasil actual dari hasil yang diharapkan. (Herman Darmawi)
Risiko adalah probabilitas sesuatu hasil/outcome yang berbeda dengan yang diharapkan. (Herman Darmawi)
Dari definisi-definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa risiko selalu dihubungkan dengan kemungkinan terjadinya sesuatu yang merugikan yang tidak diduga/ tidak diinginkan. Dengan demikian risiko mempunyai karakteristik :
- Merupakan ketidakpastian atas terjadinya suatu peristiwa.
- Merupakan ketidakpastian bila terjadi akan menimbulkan kerugian.
Wujud dari risiko itu dapat bermacam-macam, antara lain :
- Berupa kerugian atas harta/kekayaan atau penghasilan, misalnya diakibatkan oleh kebakaran, pencurian, pengangguran, dan sebagainya.
- Berupa penderitaan seseorang, misalnya sakit/cacat karena kecelakaan.
- Berupa tanggung jawab hukum, misalnya risiko dari perbuatan atau peristiwa yang merugikan orang lain.
- Berupa kerugian karena perubahan keadaan pasar, misalnya terjadinya perubahan harga, perubahan selera konsumen dan sebagainya.
Pengertian Pengendalian Internal
Apa yang dimaksud dengan Pengendalian Internal? Pengendalian Internal merupakan suatu sistem yang meliputi struktur organisasi beserta semua mekanisme dan ukuran-ukuran yang dipatuhi bersama untuk menjaga seluruh harta kekayaan organisasi dari berbagai arah.
Committee on Auditing Procedure American Institute of Carified Public Accountant (AICPA) mengemukakan bahwa pengendalian internal mencakup rencana organisasi dan semua metode serta tindakan yang telah digunakan dalam perusahaan untuk mengamankan aktivanya, mengecek kecermatan dan keandalan data akuntansi, memajukan efisiensi operasi, dan mendorong ketaatan pada kebijakan yang telah ditetapkan (James Hall, 2009).
Hartanto (1997) menjelaskan, pengendalian internal dengan membedakan ke dalam arti yang sempit dan dalam arti luas, dalam arti sempit, pengendalian internal disamakan dengan internal check yang merupakan mekanisme pemeriksaan ketelitian data administrasi. Sedangkan dalam arti luas, pengendalian internal disamakan dengan management control, yaitu suatu sistem yang meliputi semua cara yang digunakan oleh pimpinan perusahaan untuk mengawasi dan mengendalikan perusahaan.
Sesuai dengan definisi/pengertian yang dikemukakan AICPA, maka dapat dirumuskan tujuan dari pengendalian internal, yaitu:
- Menjaga keamanan harta milik perusahaan
- Memeriksa ketelitian dan kebenaran informasi akuntansi
- Meningkatkan efisiensi operasional perusahaan
- Membantu menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan
